Privacyverklaring vm hospitality b.v.

Dit is de privacyverklaring van VM Hospitality B.V., gevestigd aan de Keizersgracht 683 (1017 DW) in Amsterdam. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze opdrachtgevers, potentiële opdrachtgevers en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben. 

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. U kunt contact met ons opnemen via e-mailadres info@vmhospitality.nl als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, of als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

VM Hospitality is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten.

 

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Dossiers

Indien u een opdracht aan ons verstrekt verwerken wij persoonsgegevens die u en eventuele andere partij(en) en/of betrokkenen met betrekking tot het dossier aan ons verstrekken. Dit zijn in ieder geval:

a.          contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer; 

b.          een kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs, waarin wij het BSN-nummer onleesbaar maken;

c.          persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Welke persoonsgegevens dit zijn verschilt per dossier. 

In voorkomende gevallen verzamelen wij ook zelf persoonsgegevens over betrokkenen, bijvoorbeeld om contact op te kunnen nemen met een persoon, bedrijf of instelling. 

 

Contact

Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website, per e-mail, social media of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u aan ons verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

 

Analyse Websitebezoekers

Tenslotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IPadres van de bezoeker opgeslagen, waarbij het laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd. 

 

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Dossier

Wij gebruiken de persoonsgegevens die u verstrekt in het kader van uw opdracht aan ons om uw dossier te behandelen. De grondslag hiervoor is het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons bent aangegaan. 

Wij gebruiken uw gegevens ook om onze werkzaamheden te factureren. Ook deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren. 

Wij bewaren een kopie van het paspoort of identiteitsbewijs van nieuwe opdrachtgevers om onze klanten te identificeren en bewijs daarvan vast te leggen. Een verplichting hiertoe kan ook voortvloeien uit de Wet op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Wij maken het BSN-nummer onleesbaar omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking daarvan. 

 

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt via onze website, per e-mail of telefoon, gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

 

Nieuwsbrieven, uitnodigingen, kerstmailing

Wij gebruiken uw e-mailadres verder om u af en toe een update te sturen over onze dienstverlening, om u uitnodigingen te sturen voor evenementen die wij organiseren en om u een kerstboodschap te sturen. Indien u een opdracht aan ons heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij u deze mailings op grond van ons gerechtvaardigd belang. Indien u niet eerder gebruik heeft gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), zullen wij u deze mailings alleen versturen, indien u daarvoor uw toestemming heeft verleend. U kunt zich altijd afmelden door op de afmeldlink onderaan onze mails te klikken.

 

Analyse websitebezoekers

De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard. De optie “gegevens delen” is uitgezet. Wij maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met Google-Analytics.

 

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Dossier

Wij bewaren onze dossiers, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende vijf jaar nadat het dossier gesloten is.

 

Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht. 

 

Overige contactgegevens

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

 

Analyse websitebezoekers

De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.

 

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die wij versturen of ontvangen, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT providers. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten. 

Wij kunnen uw gegevens daarnaast aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de door u verstrekte opdracht.

De gegevens die via Google Analytics worden verzameld worden door Google verwerkt.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken. 

 

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

a.          Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan. 

b.          Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.

c.          Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.

d.          In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).

e.          Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen. 

 

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres.

 

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen of u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

 

Versie september 2019